MANAJEMEN PROYEK

MANAJEMEN PROYEK

Pengertian Proyek

Proyek ialah suatu rangkaian kegiatan yang bersifat khusus untuk mencapai hasil yang bersifat khusus pula. Sifat yang serba khusus itu mengakibatkan  bilamana  sesuatu  hasil  yang  diinginkan  tersebut  telah tercapai, maka rangkaian kegiatan itu juga dihentikan, dan dalam jangka waktu pendek kegiatan semacam itu tidak akan dilakukan lagi. Ini berarti bahwa suatu proyek bukanlah suatu kegiatan rutin yang dilakukan terus menerus, melainkan hanya menyangkut suatu jangka waktu tertentu saja.

Definisi proyek menurut Project Management Institute (PMI) sebagai berikut: “A temporary endeavor undertaken to create a unique product or services”. Maksudnya suatu kegiatan temporer yang bisa dikerjakan untuk menghasilkan produk atau jasa yang unik sifatnya.

Berdasar dua definisi di atas dapat diambil ciri-ciri suatu proyek yaitu:

1.    memiliki tujuan yang khusus;

2.    standar kerja dan mutu kerja telah ditetapkan;

3.    bersifat sementara;

4.    sekali pakai dan tidak rutin.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengoordinasian (coordinating), dan mengadakan pengawasan (controlling) terhadap orang dan barang untuk mencapai tujuan tertentu dari suatu proyek. Dengan pengertian tersebut jelaslah  bahwa  semua  fungsi  manajemen  harus  dipakai  untuk  mengelola suatu proyek, agar tujuan yang diinginkan oleh proyek tersebut dapat tercapai dengan   lancar.   Hal   ini   disebabkan   karena   pada   dasarnya   di   dalam pengelolaan proyek terkandung pula ketiga unsur manajemen yaitu :

1. ada suatu tujuan tertentu yang ingin dicapai (tujuan diadakannya proyek tersebut);

2. ada proses kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu tersebut;

3. ada (memerlukan) bantuan orang dalam proses kegiatan tersebut.

Ada 3 (tiga) fase dalam manajemen proyek, yaitu:

1.   Perencanaan

Fase ini mencakup penetapan sasaran, mendefinisikan proyek, dan organisasi proyek.

2.   Penjadwalan

Fase   ini   menghubungkan   orang,   uang,   dan   bahan   untuk   kegiatan   khusus   dan

menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan yang lainnya.

3.   Pengendalian

Fase untuk mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Fase ini juga dapat

digunakan  untuk  merevisi  atau  mengubah  rencana  dan  menggeser  atau  mengelola

kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.

Ø Perencanaan Proyek

Organisasi proyek adalah cara yang efektif untuk menugaskan orang dan sumber daya

fisik yang diperlukan. Organisasi proyek dibentuk untuk memastikan program yang telah ada

tetap berjalan dengan lancar. Organisasi proyek akan bekerja baik bila:

1.   Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan terget waktu khusus.

2.   Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada.

3.   Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks yang membutuhkan keterampilan khusus

dan saling berhubungan.

4.  Proyek bersifat sementara tetapi pentng bagi organisasi.

5.  Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.

Ø Penjadwalan Proyek

Penjadwalan   proyek  meliputi  pengurutan  dan  pembagian  waktu  untuk  seluruh

kegiatan proyek. Salah satu pendekatan proyek yang populer adalah Diagram Gantt (Gantt

Chart), yang akan membantu untuk memastikan bahwa:

(1) Semua kegiatan telah direncanakan,

(2) Urutan kinerja telah diperhitungkan,

(3) Perkiraan waktu telah tercatat, dan

(4) Keseluruhan waktu proyek telah dibuat.

Gambar : Diagram Gantt

Perbandingan Kegiatan Proyek Dengan Kegiatan Operasional

Kegiatan proyek	Kegiatan operasional
1.      dinamis dan non rutin 2.      siklus kegiatan relatif pendek 3.       intensitas kegiatan dalam periode proyek berubah-ubah (fluktuatif) 4.      .kegiatan  dibatasi  anggaran  dan  jadwal yang ketat 5.      Interdisipliner 6.      keperluan    sumber    daya    cenderung berubah	1.      berulang dan rutin 2.      jangka panjang 3.      intensitas kegiatan relatif lama 4.      batasan  jadwal  dan  anggaran  tidak setajam kegiatan proyek 5.      macam kegiatan terbatas 6.      keperluan sumber daya relatif konstan

Prinsip-prinsip Manajemen Proyek

Terdapat sepuluh prinsip manajemen proyek. Kesepuluh prinsip manajemen proyek tersebut yaitu:

a.    menggambarkan fokus suatu proyek;

b.    penghargaan terhadap kegiatan produksi;

c.    tercakup dalam fungsi organisasi;

d.    mengikuti perubahan teknologi;

e.    pengendalian dan perencanaan terhadap semua aktivitas;

f.    mencakup otoritas, sumber daya, dan responsibilitas;

g.    interaksi waktu, anggaran, dan kualitas kerja;

h.    proses fungsi organisasi;

i.     kerja sama dalam suatu tim kerja;

j.     berorientasi kepada konsumen.

Pengaruh Perubahan Lingkungan Organisasi Saat Ini terhadap Manajemen Proyek

Beberapa pengaruh lingkungan eksternal yang  turut mempengaruhi para manajer atau  manajemen dalam  praktik (diadopsi dari Robbins dan Coulter,2002: 40-41), khususnya manajemen  proyek sekarang ini, antara lain:

a.    globalisasi;

b.    beragamnya angkatan kerja;

c.    kewirausahaan;

d.    pengelolaan dalam dunia elektronik-bisnis (e-business);

e.    kebutuhan   untuk  inovasi dan fleksibilitas organisasi;

f.    manajemen kualitas;

g.    organisasi pembelajar (learning organization);

h.    manajemen pengetahuan (knowledge management);

i.     spiritualitas tempat kerja.

Sumber : Modul 1 Konsep Manajemen Proyek Drs. Bambang Pujiyono, M.Si.